近年来，随着中国特色大国外交事业不断发展，大型国际会议在我国对外传播、国家形象建设等方面所扮演的角色日益受到重视。承办好大型国际会议，有利于树立中国的良好形象，推动中华文化和当代中国价值观念走向世界，在国际舞台上发出中国声音，不断增强我国的国际影响力和国际话语权。

经国务院批准，外交部、农业农村部和江苏省在江苏联合设立中国—太平洋岛国农业合作示范中心（以下简称“中心”），由江苏省农业科学院负责实体化运行。为更好服务外交，做好中心建设工作，2023年5月8日-10日，我院承办了2023年中国－太平洋岛国农渔业部长会议。这次会议层级高、规模大、人员和国家多，会议的成败直接影响中国与太平洋岛国的外交关系，直接影响我国农业科技国际化进程。院领导高度重视，集全院之力成功举办了此次会议。本人有幸作为前方驻点人员，全程参与此次办会过程，以下是我的几点收获与感悟：

一、要树立大局意识、服务意识、奉献意识

办会人员始终把成功举办会议摆在首位，努力提高自身素质和觉悟，加强政务公务礼仪和办事程序方面的学习，增强工作的主动性、针对性，把自己承担的具体工作放到确保会议成功的大局中考虑和把握。办会人员不仅要有强烈的责任感，更应具有较强的服务意识，积极主动与各方进行沟通交流，努力做到“上通下达”，保持信息畅通。并且要甘于做好幕后工作，默默坚守岗位做好本职工作，勇于奉献。

二、周密计划，更要随机应变应对突发情况

每次会议的准备无外乎会前准备、文件起草、流程制定等几个方面，周密的计划是办好每次会议的前提。但任何事情都有可能发生意想不到的变化，这就需要我们提前预测各种状况，并做好应急预案。如场地调整、天气突变、外宾误机、物料不足、误登车辆等，需要提前做好充分的备用方案。

三、明确责任分工，并让大家知悉

确立办会过程中的责任分工是非常重要的。只有明确各方在计划中的责任和分工，才能确保工作的高校进行，避免任务的重复或者遗漏。特别是在相关工作群内，需要特别标明“分工”，以确保群内人员遇到问题时知道要找谁。

四、尽早明确接待中的原则性事务

在前期口头沟通及正式通知中需要明确会议接待中的原则性事务，如接待来访人员的人数，若人数超额，由谁支付相关费用；国际国内机票付费问题；需要明确表明机票变更所产生的费用由谁负责；若机票升舱，需由谁支付费用；落地后的食宿费用由谁承担，是否有会议费；酒店住宿期间，额外的客房服务费用由谁支付等。

五、注意细节，细节决定成败

接待工作需要细致入微，除了对来宾抵离时间、接送安排、会场设施、食宿环境、外事礼品等方面的每个细节都予以关注和掌握，还需要注意一些个性化服务，如提供客房叫醒服务、餐饮忌口问题、座位排序问题等。

六、超前谋划会务相关事宜，为未来合作打下良好基础

办好会的同时，需要跳脱出只办会的思想，更要向前看向远看，尽早谋划在会期内需要进一步会晤哪些人，需要解决哪些问题，为今后更密切的沟通交流打下基础、做好铺垫。

七、注意总结，形成系列既定材料

会后及时进行回顾和分析，对做的好的及不足的地方进行总结，正确认识办会过程中的优缺点，可以从中得到启发，从而进一步明确今后的工作要点、注意事项。同时，将所有相关材料进行汇总，特别一些会务材料在一定时间内可直接应用，比如院情院况介绍、各类成果介绍、宣传册、宣传片、参观路线、参观点介绍等。